Un flujo de reservas estacionales diseñado para gestionar picos de demanda sin perder el control de los detalles.
Cada temporada alta, el equipo de reservas se enfrentaba a un volumen de solicitudes que duplicaba la media anual. Las hojas de cálculo compartidas y los correos sueltos generaban errores de duplicación, fechas mal asignadas y clientes que esperaban confirmación durante días. El proceso funcionaba, pero solo si alguien vigilaba cada entrada manualmente.
En lugar de buscar una plataforma todo en uno, se optó por construir un flujo sobre herramientas existentes: un formulario público que alimenta una base compartida, reglas de visibilidad por fechas y un panel que marca automáticamente los cruces de calendario. La prioridad era reducir la fricción del operador, no imponer un sistema nuevo.
Se definieron tres bloques de trabajo. Primero, el formulario de entrada con campos obligatorios mínimos y validación de disponibilidad en tiempo real. Segundo, un backend ligero que asigna cada solicitud a una ventana horaria y envía una preconfirmación. Tercero, un tablero interno donde el equipo ve las reservas agrupadas por semana y puede ajustar cupos sin tocar código. Todo se probó durante un mes con tráfico real de temporada baja antes de abrirlo al público.
El tiempo medio entre solicitud y confirmación pasó de 48 horas a menos de 90 minutos. Los errores de doble reserva desaparecieron por completo durante el primer trimestre de uso. El equipo dejó de revisar bandejas de entrada cada hora y empezó a trabajar sobre un único listado actualizado. El flujo no resolvió todos los problemas, pero eliminó los que más desgaste generaban.
Un proyecto centrado en la reorganización del panel de soporte para consultas sobre tablillas de arcilla fósil.
El equipo de Wrotedown identificó que los investigadores y estudiantes de paleografía necesitaban un acceso más directo a los registros de conservación, las fichas de cocción y los informes de escaneo digital. El panel anterior mezclaba datos de catálogo con herramientas de análisis, lo que ralentizaba las consultas frecuentes.
Este proyecto se centró en separar las funciones de consulta rápida —como el estado de una tablilla, la temperatura de cocción registrada o el ángulo del estilete— de los módulos de edición avanzada. El resultado es un flujo más limpio para el usuario habitual del archivo.
Se revisaron los registros de búsqueda de los últimos seis meses. Las consultas sobre métodos de cocción y geometría del estilete representaban el 60% del tráfico.
Se agruparon las herramientas por tipo de dato: fichas de cocción, informes de escaneo y catálogo de estiletes. Cada sección recibe un acceso directo desde el panel superior.
Se añadió un filtro que cruza el rango de temperatura de cocción con el tipo de estilete. Esto permite localizar tablillas con condiciones específicas sin abrir cada ficha.
Tres investigadores del archivo probaron el nuevo panel durante dos semanas. El tiempo medio para localizar una ficha de cocción se redujo de 4 minutos a 1,2 minutos.
Se corrigieron dos errores de visualización en el filtro combinado y se redactó una guía breve para nuevos usuarios. El panel se publicó en el entorno de producción del archivo.
El proyecto no introdujo funciones nuevas ni cambió la base de datos existente. Se limitó a reorganizar la interfaz y priorizar las consultas más frecuentes. El resultado es un panel que refleja el uso real del archivo, sin añadir complejidad innecesaria.